Wie DATAGROUP arbeitet auch ProReServ lösungsorientiert, ihr Ziel ist der zufriedene Endverbraucher. Mit Dienstleistungen in den Bereichen Kontraktlogistik, E-Commerce, Value Added Services, Merchandising und Rackjobbing sowie Vertrieb und Administration gilt ProReServ in der Branche als ein zentrales Bindeglied zwischen Herstellern, Distributoren und Retailern.

Aufgrund der Wartungsplanung von SAP wurde bei ProReServ eine Transformation ihrer IT-Landschaft notwendig. Das bestehende SAP ECC-System on HANA sollte nach SAP S/4HANA konvertiert werden. Der Fulfillment-Dienstleister entschied sich für DATAGROUPs Smooth Conversion und wurde Teil von DATAGROUPs geschätztem Kundenstamm.

„Smooth Conversion“ für den Brownfield-Ansatz

Brownfield bedeutet, dass die vorhandenen Prozesse, Anwendungen und Daten in die neue S/4HANA-Welt 1:1 übernommen werden. Alle notwendigen Z-Programme werden angepasst. 

DATAGROUPs Methodik, die „Smooth Conversion“, basiert auf einem modular aufgebauten Ansatz unter Anwendung von zwei SAP-Sandboxen. Dadurch wird die notwendige Sicherheit im Projekt geschaffen.

Es ist dem DATAGROUP-Team ein Anliegen, die Brownfield-Konvertierung so reibungslos wie möglich zu gestalten. Durch die modulare Methodik kann die Transformation nach SAP S/4HANA an das Tagesgeschäft des Kunden angepasst werden, auch Pausierungen im Projekt sind möglich. Die Projektdauer ist somit individuell – im Fall von ProReServ haben sich 15 Monate enge Zusammenarbeit bis zur Brownfield-Konvertierung ausgezahlt.

Ein Projekt, ein Team

Neben der Brownfield-Konvertierung nach SAP S/4HANA wurde im Anschluss das im SAP Standard integrierte Travel Management FI-TV eingeführt. Diese Komponente begleitet alle Prozesse der Reiseabwicklung, von der Beantragung, Planung und Buchung von Reisen bis hin zu Spesenabrechnungen und Weitergabe an andere Betriebsbereiche. Dieses geschätzte Tool wird nun von allen Außendienstmitarbeitern gerne genutzt.

DATAGROUP bot fachliche Beratung und Umsetzung nicht nur zu dieser Komponente, sondern zu sämtlichen Prozessen, die mit einer Brownfield-Transformation einhergehen. So wurde zuvor die obligatorische Customer Vendor Integration (CVI) durchgeführt. Dabei handelt es sich um die Einführung des neuen Geschäftspartnerkonzepts für SAP S/4HANA mit der damit verbundenen Umsetzung der Kunden- und Lieferantenstammdaten im SAP ECC. Während der Umstellung auf SAP S/4HANA fanden regelmäßige Schulungen der Anwender*innen statt, um sie optimal auf die Nutzung des neuen Systems vorzubereiten.

Die exzellente Verzahnung des kleinen Expertenteams der ProReServ und der DATAGROUP-Verantwortlichen ist an dieser Stelle besonders hervorzuheben: von der technischen Konvertierung, Projektleitung und -steuerung, Durchführung des Cut Over Pans und Go-Live bis zur Kundenbetreuung in der Hyper Care Phase gab es eine kontinuierlich vertrauensvolle und enge Zusammenarbeit. Waren die fehlenden Kenntnisse der Unternehmensstruktur zunächst eine Herausforderung, so wurde diese durch eine präsente und engagierte Arbeitsweise auf beiden Seiten reibungslos gemeistert.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor in diesem Projekt stellt die Brücke zwischen den Kundenbedürfnissen und der technischen sowie fachlichen Beratungsstelle dar. DATAGROUP hatte durch regelmäße Meetings und Absprachen immer den roten Faden in der Hand und konnte durch den One-Team-Gedanken mit dem Kunden jeweils passend und flexibel agieren.

Der Mehrwert für ProReServ

• Die Wartung von dem IT-System der ProReServ ist nun gesichert, dank der Transformation nach SAP S/4HANA.
• Moderne Fiori-Apps im Reisemanagement wurden sofort im neuen System integriert – Excellisten wurden durch ein modernes System abgelöst. Der Reisemanagement-Prozess gestaltet sich für alle User nun viel benutzerfreundlicher.
• Weitere, ausgewählte Fiori-Applikationen wurden im Berichtswesen auch für das Management aktiviert – ein weiterer Mehrwert der Echtzeit-Analysen unter SAP S/4HANA.

3 Standorte

über 50 SAP-User

rund 160 Mitarbeitende